Před více jak pěti lety Microsoft pod jménem Office 365 vypustil do světa novou platformu pro používání software, založenou na cloudových řešeních. Tradiční pohled na software, který je třeba si jednorázově koupit a spravovat pro něj nákladný hardware, se tím zcela změnil. S postupnou digitalizací, rozšířením internetu a rychlého připojení dostupného prakticky odkudkoliv vznikla potřeba pracovat mobilně, mít okamžitě k dispozici veškerý sdílený obsah, instantně organizovat schůzky k vyřešení úkolu či spolupracovat efektivně v rámci týmu, jehož členové se nacházejí na různých místech.
Odpovědí na tyto požadavky je filozofie pronájmu software a služeb – software jako služba (SaaS). Díky tomu je možné jednodušeji spravovat firemní náklady, zakoupit si pouze služby a licence, které potřebuji, pouze na určitou dobu. Není třeba provozovat drahé vlastní IT, což ocení zvláště menší společnosti. Pronájem služeb hostovaných na prostředí dodavatele, ale nabízí ještě mnohem více. Vše funguje v rámci celku a jednotlivé komponenty představují skládačku, která je navzájem plně propojená, s obrovským potenciálem využití. Z jednoho místa lze plánovat online schůzky, sdílet připravený obsah, spolupracovat na jeho přípravě, přikládat poznámky, být neustále v kontaktu se členy mého týmu a mít přehled, co kdo právě dělá. To vše ve známém světě Microsoft aplikací tak, jak je známe a používáme již několik desetiletí.
Na tomto místě bychom vás chtěli seznámit se základními principy světa Office 365 a pozvat ke sledování série článků, ve kterých podrobněji rozebereme jednotlivé části skládačky a odhalíme jejich potenciál pro různé firemní scénáře.
prostředí Office365
Co je Office 365
Základem Office 365 je známý kancelářský balík aplikací. Najdeme zde tedy klasický Word, Excel, PowerPoint, Outlook apod. ve své online podobě či dostupné ke stažení a provozovaní ve formě plnohodnotné aplikace na vlastním zařízení. Rozsah zahrnutých služeb a jednotlivé aplikace jsou rozděleny do produktových celků pro firmy, případně jednotlivce a domácnosti nebo neziskové organizace. V každé z rodin se nabízí různé kombinace aplikací a služeb a lze je přizpůsobit na míru konkrétním potřebám.
S jejich výběrem a konzultací možností lze přímo kontaktovat Innonation One.
Kromě základních aplikací jsou dle zvoleného plánu dostupné služby jako je webový portál SharePoint, nástroj pro pokročilou analýzu dat Power BI, úložiště OneDrive, nástroj pro instantní komunikaci a organizování schůzek Skype pro firmy, OneNote, Microsoft Teams, Delve, Yammer a mnoho jiného, o čemž bude řeč v příštích článcích, kde bude věnováno více prostoru jednotlivým aplikacím a jejich použití.
Pro začátek uveďme alespoň několik zásadních nástrojů, bez nichž si už neumíme svou každodenní práci představit.
Skype pro firmy - Jednotná platforma pro organizování online schůzek s podporou volání, chatování, konferencí, záznamu a sdílení obsahu prezentace. Bez tohoto nástroje už Innovation One asi nedokáže fungovat. Denně se zde scházíme, pracujeme a komunikujeme se zákazníky.
Planner - Nástroj pro jednoduchou správu týmových úkolů. Lze v něm vytvořit plány, zorganizovat a přidělit úkoly včetně termínu splnění. Úkoly a jejich stav jsou zobrazeny v přehledných grafech. V Innovation One používáme Planner například pro správu úkolů z týmových porad.
Yammer - Sociální síť pro interní a externí komunikaci. Yammer nabízí týmu rychlejší a efektivnější způsob spojení a spolupráce v rámci celé společnosti, ale i s externími partnery. Využíváme plně jeho potenciál pro sdílení nápadů, novinek a informací ze schůzek.
Skvělou zprávou je, že rodina Office 365 a cloudové řešení Microsoft představují vyspělý ekosystém, který je neustále rozvíjen a vylepšován a jsou do něj začleňovány další a další funkce a aplikace. Microsoft do této oblasti hodně investuje a chce být jejím technologickým lídrem. Představu o nových a plánovaných funkcích lze získat na roadmapě Office 365, kde Microsoft zveřejňuje přehled novinek, plánovaných a implementovaných funkcí.
Plány
Aplikace v Office 365 jsou poskytovány v podobě plánů, které jsou sestaveny podle obvyklých scénářů, jež lze následně rozšiřovat o další služby a aplikace. Na první pohled se zdá, že vyznat se v jednotlivých plánech je poněkud složité. A zákazník neví, který je pro jeho společnost ten správný.
Innovation One je partnerem společnosti Microsoft se statusem Cloud Solution Provider (CSP), který poskytuje poradenství při výběru plánů a může vystupovat i jako poskytovatel a vámi delegovaný správce firemního Office 365. Pokud potřebujete pomoci s výběrem, nebo prostě jen získat informace, bude nejjednodušší, když nás kontaktujete a zeptáte se rovnou.
Kde to běží
Jak již bylo řečeno vše se nachází v cloudu v datových centrech Microsoftu. Společnost nabízí transparentní informace o poskytovaných službách a zabezpečení uložených dat je pro ni naprosto prioritní. O tom, kde jsou data uložena, jak jsou zabezpečena, jaké standardy jsou při tom dodržovány, naleznete více informací na uvedeném odkazu. Máme za to, že zabezpečení poskytované v Office 365 je na té nejvyšší úrovni. Mnohem větší nebezpečí pro společnost spoléhající se na své vlastní řešení představuje únik dat z nedostatečně zabezpečené vnitřní sítě, stažení dat interními zaměstnanci nebo selhání vlastního hardware s následnou komplikovanou obnovou ze zálohy, která často nebývá zcela aktuální.
Větší prostor tomuto zásadnímu tématu chceme věnovat až v samostatném článku. Pro tuto chvíli jen shrňme, že při provozování firemních aplikací a ukládání svých dat v online prostoru není třeba mít sebemenší obavy ze ztráty či úniku dat.
Shrnutí
Microsoft Office 365 je moderní cloudová služba pro týmovou spolupráci a sdílení obsahu. Nabízí množství známých a nových aplikací, jejichž počet se stále zvyšuje. Aplikace jsou spolu úzce propojené a představují nástroje pro jednodušší a efektivnější komunikaci uvnitř i vně firmy v rámci týmové spolupráce. Vše s minimem nákladů na správu a provoz, s okamžitým přehledem zakoupených služeb a s naprosto špičkovým zabezpečením.
O dalším potenciálu řešení Office 365 vás budeme informovat prostřednictvím praktických článků zde na našem blogu.
